XRechnung: Der komplette Leitfaden 2025 – Technik, Recht & Praxis

XRechnung ist Deutschlands verbindlicher Standard für elektronische Rechnungen im öffentlichen Beschaffungswesen – und seit dem 1. Januar 2025 schrittweise auch für den gesamten inländischen B2B-Bereich. Dieser Leitfaden fasst alles zusammen, was Unternehmen, Buchhalter und Entwickler über XRechnung wissen müssen: von den rechtlichen Grundlagen über den technischen Aufbau bis zur praktischen Einreichung und GoBD-konformen Archivierung.

1. Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein strukturiertes XML-Datenformat für elektronische Rechnungen, das vom deutschen Normungsgremium KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) entwickelt wurde. Es implementiert den europäischen Kerninvoice-Standard EN 16931 in zwei XML-Syntaxen: UBL (OASIS Universal Business Language) und CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice). Anders als ein PDF enthält eine XRechnung-Datei ausschließlich maschinenlesbare, strukturierte Daten – ohne jede visuelle Darstellung.

2. Die rechtlichen Grundlagen

• EU-Richtlinie 2014/55/EU: Verpflichtet EU-Mitgliedstaaten, strukturierte E-Rechnungen im öffentlichen Beschaffungswesen zu akzeptieren.
• E-Rechnungsverordnung (ERechV) 2019: Setzt die EU-Richtlinie in deutsches Bundesrecht um; XRechnung wird für alle Bundeslieferanten ab 27. November 2020 verpflichtend.
• Wachstumschancengesetz 2024 (§ 14 UStG neu): Weitet die Pflicht auf inländische B2B-Transaktionen aus – stufenweise von 2025 bis 2028.
• Landesverordnungen: Die meisten Bundesländer haben eigene Verordnungen, die die Pflicht auf Landes- und Kommunalbehörden erstrecken.

3. Der Zeitplan 2025–2028 im Detail

• 1. Januar 2025 – Empfangspflicht: Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen empfangen können. PDF-Rechnungen bleiben mit beiderseitigem Einverständnis erlaubt.
• 1. Januar 2027 – Sendepflicht für Großunternehmen: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen strukturierte E-Rechnungen für inländische B2B-Transaktionen versenden.
• 1. Januar 2028 – Universelle Sendepflicht: Alle übrigen Unternehmen – unabhängig von Umsatz und Größe – müssen strukturierte E-Rechnungen für inländische B2B-Rechnungen versenden.
• Ausnahmen: Rechnungen unter 250 € (Kleinbetragsrechnungen gemäß § 33 UStDV), B2C-Transaktionen und bestimmte steuerbefreite Umsätze sind ausgenommen.

4. XRechnung vs. PDF: Der entscheidende Unterschied

Eine PDF-Rechnung ist ein Abbild eines Dokuments – für den Menschen lesbar, aber von Maschinen nur durch fehleranfällige OCR-Verfahren auswertbar. Eine XRechnung ist ein reines Datendokument: strukturierte Felder, die direkt in ERP-Systeme, Buchhaltungssoftware und Behördenplattformen importiert werden können – ohne manuelle Dateneingabe.

5. UBL vs. CII: Welche Syntax wählen?

Beide Syntaxen sind für XRechnung offiziell zugelassen und rechtlich gleichwertig. UBL (Dateiendung .xml, Wurzelelement Invoice) ist in Deutschland weiter verbreitet und wird von der ZRE-Bundesplattform bevorzugt. CII (Dateiendung .xml, Wurzelelement CrossIndustryInvoice) ist die Grundlage von ZUGFeRD. Wenn Ihre Software CII erzeugt und Sie ausschließlich an Behörden fakturieren, prüfen Sie vorab, ob das Einreichungsportal CII akzeptiert.

6. Der strukturelle Aufbau einer XRechnung

Eine XRechnung ist hierarchisch in Geschäftsgruppen (BG) und Geschäftsbegriffe (BT) nach EN 16931 gegliedert. Die wichtigsten Gruppen auf einen Blick:

• BG-1 Rechnungsinformationen: Rechnungsnummer (BT-1), Ausstellungsdatum (BT-2), Rechnungstyp-Code (BT-3), Währung (BT-5).
• BG-4 Verkäufer: Name, Adresse, USt-IdNr. (BT-31) oder Steuernummer (BT-32), Kontaktdaten (BT-41 bis BT-43).
• BG-7 Käufer: Name, Adresse, Käuferreferenz / Leitweg-ID (BT-10).
• BG-13 Lieferinformation: Lieferdatum (BT-72), Lieferanschrift (optional).
• BG-16 Zahlungsanweisung: Zahlungsmittel-Code (BT-81), IBAN (BT-84), BIC (BT-86), Fälligkeitsdatum (BT-9).
• BG-23 Umsatzsteuer-Aufschlüsselung: Steuerkategorie (BT-118), Steuersatz (BT-119), Steuerbasis (BT-116), Steuerbetrag (BT-117).
• BG-22 Dokumentgesamtbeträge: Summe Zeilennettbeträge (BT-106), Gesamtsteuer (BT-110), Bruttobetrag (BT-112), fälliger Betrag (BT-115).
• BG-25 Rechnungspositionen: Für jede Position Beschreibung (BT-153), Menge (BT-129), Einheit (BT-130), Nettobetrag (BT-131), Steuerkategorie (BT-151).

7. Pflichtfelder – vollständige Liste

Die deutschen XRechnung-Erweiterungsregeln (CIUS DE) definieren zusätzliche Pflichtfelder über EN 16931 hinaus. Für eine gültige XRechnung müssen mindestens folgende Felder befüllt sein:

• BT-1 Rechnungsnummer (eindeutig, vom Rechnungssteller vergeben)
• BT-2 Rechnungsdatum (ISO-Format JJJJ-MM-TT)
• BT-3 Rechnungstyp-Code (380 = Rechnung, 384 = Gutschrift)
• BT-5 Rechnungswährung (ISO 4217, z. B. EUR)
• BT-9 Fälligkeitsdatum des Zahlbetrags
• BT-10 Käuferreferenz / Leitweg-ID (für B2G verpflichtend)
• BT-27 Name des Verkäufers
• BT-31 Umsatzsteuer-IdNr. des Verkäufers oder BT-32 Steuernummer
• BT-35 bis BT-37 Anschrift des Verkäufers (Straße, Ort, Postleitzahl)
• BT-40 Ländercode des Verkäufers (ISO 3166-1 alpha-2, z. B. DE)
• BT-41 Name des Verkäuferkontakts (CIUS DE: Pflichtfeld)
• BT-42 Telefonnummer des Verkäuferkontakts (CIUS DE: Pflichtfeld)
• BT-43 E-Mail des Verkäuferkontakts (CIUS DE: Pflichtfeld)
• BT-44 Name des Käufers
• BT-81 Zahlungsmittel-Code (58 = SEPA-Überweisung)
• BT-84 IBAN des Zahlungskontos
• BT-106 Summe der Nettopositionen
• BT-110 Gesamter Umsatzsteuerbetrag
• BT-112 Rechnungsgesamtbetrag inkl. Steuer
• BT-115 Fälliger Zahlungsbetrag

8. Die Leitweg-ID – Routing im öffentlichen Sektor

Die Leitweg-ID (BT-10) ist die Routing-Adresse im deutschen Behördenrechnungswesen. Ohne sie schlägt jede B2G-XRechnung mit dem kritischen KOSIT-Fehler BR-DE-2 fehl. Die Leitweg-ID hat das Format [Bereichscode]-[Einrichtungscode]-[Prüfziffer], z. B. 04011000-1234512345-06. Sie wird von der Auftraggeberbehörde vergeben und sollte stets aus dem Vertrag oder Bestellschein entnommen werden.

9. Umsatzsteuer in XRechnung: Kategorien und Codes

XRechnung unterscheidet mehrere Umsatzsteuerkategorien (BT-118), die nach EN 16931 kodiert sind:

• S – Normaler Steuersatz: In Deutschland 19 % (Regelsatz) oder 7 % (ermäßigter Satz).
• Z – Null-Steuersatz: 0 % USt, z. B. innergemeinschaftliche Lieferungen.
• E – Steuerbefreit: Umsatzsteuerbefreite Leistungen (z. B. Kleinunternehmer § 19 UStG, Arztleistungen § 4 Nr. 14 UStG).
• AE – Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge).
• K – Innergemeinschaftliche Lieferung (kein Steuerausweis).
• G – Export außerhalb der EU (Ausfuhrlieferung).

10. Rechenregeln und Rundung

Rundungsfehler sind die häufigste Ursache für KOSIT-Validierungsfehler BR-CO-10 (Summe der Positionen) und BR-CO-13 (Umsatzsteuerbetrag). Die korrekte Rechenlogik:

1. Nettobetrag je Position = Menge × Einzelpreis (nicht runden).
2. BT-106 Summe der Nettopositionen = exakte Summe aller Positionsnettbeträge, erst danach auf 2 Nachkommastellen runden.
3. BT-116 Steuerbasis = BT-106 minus Nachlässe plus Zuschläge auf Dokumentebene.
4. BT-117 Steuerbetrag = BT-116 × Steuersatz / 100, auf 2 Stellen runden.
5. BT-112 Gesamtbetrag inkl. Steuer = BT-106 + BT-110 (Gesamtsteuer).
6. BT-115 Fälliger Zahlungsbetrag = BT-112 minus bereits geleistete Zahlungen.

11. KOSIT-Validierung: Was geprüft wird

Jede XRechnung durchläuft bei der Einreichung mehrere Validierungsstufen:

1. XML-Wohlgeformtheitsprüfung: Syntaktisch korrektes XML (korrekte Tags, Verschachtelung, Encoding).
2. XML-Schema-Validierung (XSD): Datentypen, Elementreihenfolge und Pflichtattribute gemäß UBL- oder CII-Schema.
3. EN-16931-Schematron-Regeln: Europäische Geschäftsregeln (BR-01 bis BR-CO-*) für das Kerninvoice-Modell.
4. CIUS-DE-Schematron-Regeln: Deutsche Erweiterungsregeln (BR-DE-1 bis BR-DE-31), z. B. Pflicht-Kontaktfelder.

12. Die 10 häufigsten Validierungsfehler

• BR-DE-1: Fehlende USt-IdNr. (BT-31) – auch bei Kleinunternehmern erforderlich (dann Kategorie E + BT-120).
• BR-DE-2: Fehlende Leitweg-ID (BT-10) – für jede B2G-Rechnung zwingend.
• BR-DE-3: Fehlende Telefonnummer des Verkäuferkontakts (BT-42).
• BR-DE-4: Fehlende E-Mail-Adresse des Verkäuferkontakts (BT-43).
• BR-CO-10: Summe der Positionsnettbeträge stimmt nicht mit BT-106 überein.
• BR-CO-13: Berechneter Umsatzsteuerbetrag weicht vom deklarierten Wert ab.
• BR-DE-17: Ungültiger Rechnungstyp-Code (BT-3) – nur bestimmte UNTDID-1001-Codes erlaubt.
• Datumsformat-Fehler: BT-2, BT-9, BT-72 müssen im ISO-Format JJJJ-MM-TT angegeben werden.
• IBAN-Format-Fehler: Leerzeichen in BT-84 führen zur Ablehnung – IBANs immer ohne Leerzeichen angeben.
• Namespace-Fehler: Falsche oder fehlende xmlns-Deklarationen machen das Dokument schema-invalid.

13. XRechnung einreichen: ZRE und OZG-RE

Bundesrechnungen werden über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) unter xrechnung.bund.de eingereicht. Die ZRE akzeptiert Einreichungen per Web-Upload, E-Mail und De-Mail. Landes- und Kommunalrechnungen werden über das OZG-RE (Online-Zugangsgesetz Rechnungseingang) oder länderspezifische Portale eingereicht. Eine Übersicht der Landesportale findet sich auf der Website des IT-Planungsrats.

14. XRechnung mit gängiger Software erstellen

• DATEV: DATEV Unternehmen online und DATEV Rechnungswesen unterstützen XRechnung-Export nativ.
• SAP: SAP S/4HANA und SAP Business One können XRechnung über Standard-Ausgabekanäle erzeugen.
• Lexware: Ab Lexware Office 2024 integrierte XRechnung-Erstellung.
• Sevdesk / Fastbill: Cloud-Buchhaltungstools mit XRechnung-Export in neueren Versionen.
• Unser XRechnung-Generator: Kostenlose Browser-basierte Erstellung konformer UBL-XML-Dateien – keine Installation erforderlich.

15. GoBD-konforme Archivierung von XRechnungen

XRechnung-Dateien sind steuerrelevante Dokumente und müssen gemäß § 147 AO 10 Jahre aufbewahrt werden. Die GoBD verlangt unveränderliche Speicherung mit Prüfpfad. Das bedeutet konkret: Das Original-XML darf nicht in ein anderes Format konvertiert und als alleiniges Archivdokument gespeichert werden. Es muss ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder eine zertifizierte Archivlösung verwendet werden, die kryptografische Fingerabdrücke (Hashwerte) erzeugt und lückenlose Protokolle über jeden Zugriff führt.

16. XRechnung für B2B: Was sich ab 2025 ändert

Das Wachstumschancengesetz hat § 14 UStG neu gefasst und unterscheidet nun drei Rechnungstypen: die E-Rechnung (strukturiertes Format nach EN 16931), die sonstige Rechnung (PDF, Papier – nur noch mit Zustimmung des Empfängers bis 2027/2028 erlaubt) und die elektronische Rechnung (als Oberbegriff für beide). Für B2B gilt: Ab 2025 muss jeder Empfänger E-Rechnungen akzeptieren können. Ab 2027 bzw. 2028 muss der Sender E-Rechnungen erzeugen.

17. Peppol und XRechnung: Wie hängen sie zusammen?

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein Transportnetzwerk für elektronische Dokumente, das in vielen EU-Ländern für die Übertragung von E-Rechnungen genutzt wird. Peppol BIS Billing 3.0 basiert ebenfalls auf UBL und ist weitgehend mit XRechnung kompatibel, weist aber Unterschiede in Pflichtfeldern und Geschäftsregeln auf. Deutschland hat Peppol als optionalen Übertragungsweg für XRechnung zugelassen; die ZRE-Bundesplattform unterstützt Peppol als Einreichungskanal.

18. Häufige Fragen zur Praxis

Darf ich eine XRechnung stornieren?

XRechnung kennt kein eigenständiges Stornierungsformat. Eine Gutschrift (Rechnungstyp-Code 384) wird ausgestellt, um eine fehlerhafte Rechnung zu korrigieren. Die Gutschrift referenziert die ursprüngliche Rechnungsnummer in BT-25 (Referenz auf eine vorangegangene Rechnung). Anschließend wird ggf. eine neue korrekte Rechnung mit neuer Rechnungsnummer ausgestellt.

Wie füge ich Anhänge zu einer XRechnung hinzu?

XRechnung unterstützt Anhänge über das AdditionalDocumentReference-Element (BG-24). Binäre Dateien (PDFs, Bilder) müssen Base64-kodiert im Feld EmbeddedDocumentBinaryObject eingebettet werden. Alternativ kann ein URI auf ein extern gespeichertes Dokument verweisen. Anhänge sind optional – bei B2G-Einreichungen prüfen Sie, ob das Behördenportal Anhänge in Ihrer Dateigruppengröße akzeptiert.

Was ist die aktuelle XRechnung-Version?

KoSIT veröffentlicht XRechnung in regelmäßigen Abständen. Die Version 3.0 (veröffentlicht 2023) ist seit dem 1. Februar 2024 die aktuelle Pflichtversion für Bundeseinreichungen. Prüfen Sie regelmäßig xeinkauf.bund.de auf Versionsänderungen, da ältere Versionen nach einer Übergangsfrist abgelehnt werden können.