E-Rechnung Generator

Rechtssichere XRechnung (UBL 2.1) und ZUGFeRD-Rechnungen erstellen — direkt im Browser.

0 von 3 Schritten vollständig

Rechnungsdaten

Pflicht: Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen — mindestens eines von beiden.

Rechnungssteller (Ihr Unternehmen)

Für eine KoSIT-konforme XRechnung sind Kontakt-E-Mail und -Telefon des Rechnungsstellers verpflichtend (BG-6).

Rechnungsempfänger (Kunde)

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verpflichtend. Ohne Angabe wird die Rechnungsnummer verwendet.

* Pflichtfeld. Zusätzlich erforderlich: mindestens eine Position sowie ein Fälligkeitsdatum oder Zahlungsbedingungen.

Live-Vorschau

Rechnungssteller

—

Rechnung

Datum: —

Rechnungsempfänger

—

BezeichnungMengePreisBetrag
Ohne Bezeichnung10.000.00
Netto0.00 EUR
USt. 19 %0.00 EUR
Gesamt0.00 EUR

Zahlung: Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug.

Was ist der E-Rechnungs-Generator — und für wen ist er geeignet?

Der E-Rechnungs-Generator von docutools.pro ermöglicht es, rechtskonforme elektronische Rechnungen im XRechnung-Format (UBL 2.1) und im ZUGFeRD-Format (CII 2.1) direkt im Browser zu erstellen — ohne Software-Installation, ohne ERP-System und ohne Programmierkenntnisse. Geben Sie einfach Ihre Rechnungsdaten ein, und das System generiert eine vollständig normkonforme XML-Datei.

Das Tool richtet sich an Freiberufler, kleine und mittlere Unternehmen (KMU), Startups sowie Entwickler, die XRechnung-Ausgabe in eigene Systeme integrieren möchten. Besonders für Dienstleister, die erstmals Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, bietet der Generator einen unkomplizierten Einstieg: Der geführte 3-Schritte-Assistent leitet Sie durch alle Pflichtfelder.

Mit der B2B-E-Rechnungspflicht, die ab 2025 in Deutschland schrittweise eingeführt wird, ist die Fähigkeit, strukturierte E-Rechnungen auszustellen, für immer mehr Unternehmen eine gesetzliche Anforderung. Unser Generator stellt sicher, dass Ihre Rechnungen EN-16931-konform sind und alle deutschen Erweiterungsregeln (XRechnung 3.0) erfüllen.

So erstellen Sie eine XRechnung in 3 Schritten

Der Assistent führt Sie in drei klar getrennten Schritten durch den Prozess — von den Stammdaten bis zum Download:

  1. Schritt 1 — Unternehmensdaten — Geben Sie die Stammdaten von Verkäufer und Käufer ein: Firmenname, USt-IdNr., Adresse. Tragen Sie außerdem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum und Währung ein. Die IBAN für die Zahlungsanweisung wird ebenfalls hier erfasst.
  2. Schritt 2 — Rechnungspositionen — Fügen Sie beliebig viele Rechnungspositionen hinzu: Bezeichnung, Menge, Einheitspreis und Steuersatz (0 %, 7 % oder 19 %). Die Live-Vorschau auf der rechten Seite aktualisiert sich in Echtzeit und zeigt Nettobetrag, Steuerbetrag und Gesamtbetrag.
  3. Schritt 3 — Generieren & Herunterladen — Wählen Sie das gewünschte Format: XRechnung XML (UBL 2.1, für Bundesbehörden via ZRE/OZG-RE) oder ZUGFeRD XML (CII, für B2B und Landesbehörden). Klicken Sie auf den Download-Button — die fertige Datei wird sofort in Ihren Browser heruntergeladen. Pro-Nutzer können außerdem eine DATEV-CSV-Datei exportieren.

Alle Daten werden ausschließlich im Browser verarbeitet. Es findet kein Upload auf externe Server statt. Pro-Nutzer erhalten außerdem eine automatische Speicherung im GoBD-Vault.

Technischer Hintergrund: Wie die Rechnungserzeugung funktioniert

Nach Abschluss des Formulars sendet der Browser die eingegebenen Daten an unsere serverseitige API (/api/generate). Die API generiert daraus eine normkonforme XML-Datei: Für UBL wird das OASIS-Schema urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2 verwendet, für CII das UN/CEFACT-Schema D16B. Die CustomizationID wird automatisch auf den korrekten XRechnung-3.0-Wert gesetzt.

Die API prüft vor der Ausgabe alle Pflichtfelder gemäß EN 16931 und den deutschen Schematron-Regeln (KOSIT). Fehlen zwingend erforderliche Angaben (z. B. USt-IdNr. des Verkäufers oder Leitweg-ID des Käufers), gibt die API einen sprechenden Fehler zurück, bevor die Datei erstellt wird. Das verhindert die Ausstellung ungültiger Rechnungen.

Für das ZUGFeRD-Format wird das CII-XML zusätzlich in ein PDF/A-3-Dokument eingebettet. Die visuelle PDF-Darstellung wird serverseitig gerendert und entspricht den Anforderungen der ZUGFeRD-Spezifikation (Einbettung als Anhang mit dem Dateinamen factur-x.xml bzw. ZUGFeRD-invoice.xml). Pro-Nutzer können die generierten Rechnungen zusätzlich als DATEV-EXTF-kompatible CSV-Datei exportieren.

Anwendungsfälle: Wer nutzt den E-Rechnungs-Generator?

Freiberufler & Einzelunternehmer

Schnell und unkompliziert normkonforme Rechnungen an öffentliche Auftraggeber und Großkunden stellen — ohne teures ERP-System. Ideal für IT-Freelancer, Berater und Kreativschaffende.

Kleine & mittlere Unternehmen

Den Einstieg in die E-Rechnungspflicht ohne große IT-Investitionen meistern. Mit dem DATEV-CSV-Export lassen sich die Daten direkt in die bestehende Buchhaltungssoftware übernehmen.

ERP- & Software-Entwickler

Den /api/generate-Endpoint als Referenzimplementierung für die eigene Rechnungserzeugung nutzen. Das genierte XML als Testdaten für KOSIT-Validierungen und Integrationstests verwenden.

Lieferanten öffentlicher Auftraggeber

Erstmalig XRechnung-konforme Rechnungen erstellen und direkt über ZRE oder OZG-RE an Behörden übermitteln. Der Assistent stellt sicher, dass alle deutschen Pflichtfelder (Leitweg-ID, USt-IdNr.) vorhanden sind.

Beispiel-Output: Generierte XRechnung (UBL-Auszug)

So sieht der Output des Generators für eine typische Beratungsrechnung aus. Das CustomizationID-Element identifiziert die Datei als XRechnung 3.0-konform:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<!-- Generiert von docutools.pro E-Rechnungs-Generator -->
<ubl:Invoice xmlns:ubl="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
             xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2"
             xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2">
  <cbc:CustomizationID>
    urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xoev-de:kosit:standard:xrechnung_3.0
  </cbc:CustomizationID>
  <cbc:ID>INV-2024-042</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2024-06-01</cbc:IssueDate>
  <cbc:DueDate>2024-06-15</cbc:DueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <cbc:BuyerReference>991-00000-06</cbc:BuyerReference>

  <cac:AccountingSupplierParty>
    <cac:Party>
      <cac:PartyName><cbc:Name>Beispiel Consulting GmbH</cbc:Name></cac:PartyName>
      <cac:PartyTaxScheme>
        <cbc:CompanyID>DE987654321</cbc:CompanyID>
        <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
      </cac:PartyTaxScheme>
    </cac:Party>
  </cac:AccountingSupplierParty>

  <cac:PaymentMeans>
    <cbc:PaymentMeansCode>58</cbc:PaymentMeansCode>
    <cac:PayeeFinancialAccount>
      <cbc:ID>DE89370400440532013000</cbc:ID>
    </cac:PayeeFinancialAccount>
  </cac:PaymentMeans>

  <cac:TaxTotal>
    <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">190.00</cbc:TaxAmount>
    <cac:TaxSubtotal>
      <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">1000.00</cbc:TaxableAmount>
      <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">190.00</cbc:TaxAmount>
      <cac:TaxCategory>
        <cbc:ID>S</cbc:ID><cbc:Percent>19</cbc:Percent>
        <cac:TaxScheme><cbc:ID>VAT</cbc:ID></cac:TaxScheme>
      </cac:TaxCategory>
    </cac:TaxSubtotal>
  </cac:TaxTotal>

  <cac:LegalMonetaryTotal>
    <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">1000.00</cbc:LineExtensionAmount>
    <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">1000.00</cbc:TaxExclusiveAmount>
    <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">1190.00</cbc:TaxInclusiveAmount>
    <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">1190.00</cbc:PayableAmount>
  </cac:LegalMonetaryTotal>
</ubl:Invoice>

Die generierten Dateien bestehen die KOSIT-Validierung und können direkt über das ZRE- oder OZG-RE-Portal an öffentliche Auftraggeber übermittelt werden.

Tipps & Einschränkungen für den Generator

Bewährte Vorgehensweisen

  • Fragen Sie den Empfänger vor der ersten Rechnungsstellung nach seiner Leitweg-ID — ohne diese wird die Rechnung vom Behördenportal abgelehnt.
  • Für B2B-Rechnungen wählen Sie ZUGFeRD: Das hybride Format ist menschenlesbar (als PDF) und gleichzeitig maschinenlesbar (eingebettetes XML).
  • Prüfen Sie jede generierte Datei vor dem Versand mit dem XRechnung Viewer oder dem offiziellen KOSIT-Validator.
  • Verwenden Sie für Stundensätze den Einheitencode HUR (Stunde), für Pauschalleistungen C62 (Stück) gemäß UN/ECE Recommendation 20.
  • Speichern Sie das generierte XML im GoBD-Vault (Pro) — so erfüllen Sie die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren ohne zusätzlichen Aufwand.
  • Für Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Wählen Sie Steuersatz 0 % und ergänzen Sie im Notizfeld den Hinweis «Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG».

Bekannte Einschränkungen

  • Der kostenlose Tarif bietet keine automatische Verlaufsspeicherung — laden Sie die generierte Datei sofort herunter.
  • Komplexe Steuerszenarien (z. B. Reverse Charge, OSS, intragemeinschaftliche Leistungen) erfordern manuelle Anpassung der XML-Datei nach dem Download.
  • Rechnungskorrekturen (Stornorechnung, Typ 381) und Gutschriften sind in der aktuellen Version noch nicht über den Assistenten abbildbar.
  • Der PDF-Export über «Save PDF» basiert auf einer Canvas-Rendering-Methode und eignet sich nur für einfache Belegvorschauen, nicht als ZUGFeRD-konformes PDF/A-3.

Häufig gestellte Fragen zum E-Rechnungs-Generator

Sind die generierten Rechnungen rechtsgültig und finanzamtstauglich?

Ja, sofern Sie alle Pflichtfelder korrekt ausfüllen. Das generierte XML ist EN-16931-konform und erfüllt die deutschen XRechnung-3.0-Anforderungen. Für die steuerliche Gültigkeit sind Sie als Aussteller verantwortlich: Sie müssen sicherstellen, dass alle Angaben (USt-IdNr., Leistungsbeschreibung, Steuersätze) korrekt und wahrheitsgemäß sind. Der Generator prüft die Struktur — nicht die inhaltliche Richtigkeit Ihrer Angaben.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung UBL und ZUGFeRD im Generator?

Der Generator bietet zwei Formate: «XRechnung XML» erzeugt eine reine UBL-XML-Datei im XRechnung-3.0-Standard — ausschließlich für den Behördenversand via ZRE/OZG-RE geeignet. «ZUGFeRD XML» erzeugt eine CII-XML-Datei im ZUGFeRD-2.1-Format. Dieses Format ist besonders für B2B-Rechnungen geeignet, da es als Hybrid-PDF (menschenlesbar + maschinenlesbar) versendet werden kann. Für den Versand an Bundesbehörden empfehlen wir XRechnung UBL.

Wie exportiere ich die Daten in DATEV?

Pro-Nutzer können auf dem Export-Screen (Schritt 3) einen DATEV-EXTF-kompatiblen CSV-Export anfordern. Die CSV-Datei enthält alle für DATEV Buchhalter (oder Unternehmen Online) relevanten Felder: Belegdatum, Gegenkonto, Buchungstext, Betrag, USt-Schlüssel und Kostenstelle. Die Datei kann direkt über die DATEV-Import-Funktion in Ihre Buchhaltungssoftware importiert werden.

Kann ich Rechnungen für Kleinstbeträge oder Steuerbefreiungen erstellen?

Ja. Für steuerfreie Leistungen (§ 4 UStG) wählen Sie Steuersatz 0 % und den Steuerkategoriencode «E» (Exempt). Für Kleinunternehmer (§ 19 UStG) ebenfalls 0 % mit Kategorie «O» (Out of scope). Das Notizfeld können Sie für den gesetzlich vorgeschriebenen Hinweis («Kein Ausweis von Umsatzsteuer gemäß § 19 UStG») nutzen. Für Rechnungen unter 250 € Bruttobetrag gelten vereinfachte Pflichtangaben (Kleinbetragsrechnungen gemäß § 33 UStDV) — der Generator prüft dies automatisch.

Muss ich ein Konto erstellen, um den Generator zu nutzen?

Nein. Der Generator kann ohne Registrierung genutzt werden. Der kostenlose Tarif erlaubt die Erstellung von Rechnungen ohne Speicherung im Verlauf. Wenn Sie Ihre generierten Rechnungen für die GoBD-Aufbewahrungspflicht archivieren möchten, empfehlen wir den Pro-Tarif mit GoBD-Vault-Funktion.

Was passiert mit meinen eingegebenen Daten?

Die Formulardaten (Firmennamen, USt-IdNrn., Rechnungsbeträge) werden für die Generierung kurzzeitig an unsere API übertragen und dort ausschließlich zur Erstellung der XML-Datei verwendet. Es findet keine dauerhafte Speicherung statt, es sei denn, Sie sind als Pro-Nutzer angemeldet und die GoBD-Vault-Funktion ist aktiv. In diesem Fall werden die Metadaten (kein vollständiger Inhalt) für Ihre Übersicht gespeichert. Details: Datenschutzerklärung.

Welche Steuersätze und Steuerkategorien werden unterstützt?

Der Generator unterstützt die in Deutschland gängigen Steuersätze: 19 % (Regelsteuersatz, Kategorie S), 7 % (ermäßigter Steuersatz, Kategorie S), 0 % für steuerfreie Umsätze (Kategorie E = Exempt, O = Out of scope, Z = Zero rated) und Reverse Charge (Kategorie AE). Weitere EN-16931-Steuerkategorien (K, G, L, M) für besondere Szenarien (innergemeinschaftliche Lieferungen, Ausfuhrlieferungen) können nach dem Download manuell in der XML-Datei ergänzt werden.

Wie ist die B2B-E-Rechnungspflicht ab 2025 konkret umgesetzt?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen (strukturierte XML-Rechnungen gemäß EN 16931) zu empfangen. Die Ausstellungspflicht gilt ab 2027 für große Unternehmen (Umsatz > 800.000 €) und ab 2028 für alle. Bis dahin können Übergangsformen (PDF per E-Mail mit Einwilligung des Empfängers, EDI) noch eingeschränkt genutzt werden. Unser Generator erstellt vollständig konforme E-Rechnungen und bereitet Sie auf die Pflicht vor.

Gibt es eine API für die programmatische Rechnungserstellung?

Ja. Der Generator nutzt intern den Endpunkt POST /api/generate. Der Request-Body ist ein JSON-Objekt mit den Feldern format (ubl oder zugferd), data (Formularfelder). Die Response enthält die Base64-kodierte XML-Datei (file_b64), den Dateinamen (filename) und den Content-Type. Diese API steht Pro-Nutzern für die Integration in eigene Systeme zur Verfügung. Dokumentation und Beispiele finden Sie im Pro-Dashboard.

Weiterführende Ressourcen

XRechnung ViewerGenerierte Rechnungen sofort validieren und prüfenKOSIT Fehler-HubFehlercode-Referenz für XRechnung-ValidierungsfehlerXML ViewerGenerierte XML-Dateien interaktiv analysierenGlossar: XRechnungBegriffe und Standards rund um E-Rechnungen erklärt