XRechnung ist Deutschlands nationaler Standard für elektronische Rechnungen. Er wurde eingeführt, um die Anforderung der Europäischen Union an maschinenlesbare, strukturierte elektronische Rechnungen im öffentlichen Beschaffungswesen zu erfüllen. Wenn Ihr Unternehmen Rechnungen an eine deutsche Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörde stellt, ist das Verständnis von XRechnung keine Option – es ist eine gesetzliche Pflicht.
Dieser Leitfaden erklärt, was XRechnung ist, wer es verwenden muss, wie es aufgebaut ist und was Sie benötigen, um konforme Rechnungen in 2025 und darüber hinaus zu erstellen. Ob Sie Freiberufler, Kleinunternehmer oder Finanzprofi sind – dieser Artikel vermittelt Ihnen das vollständige Bild.
Was ist XRechnung?
XRechnung ist ein strukturiertes XML-Datenformat für elektronische Rechnungen. Anders als eine PDF-Rechnung – die im Wesentlichen ein gescanntes Abbild eines Dokuments ist – enthält eine XRechnung-Datei maschinenlesbare, strukturierte Daten, die von einem ERP-System oder einer staatlichen Buchhaltungssoftware automatisch verarbeitet werden können, ohne manuelle Dateneingabe.
Der Standard wurde von KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) entwickelt und basiert auf dem europäischen Standard EN 16931, der ein Kerninvoice-Modell für alle EU-Mitgliedstaaten definiert. Deutschland hat diesen Standard als XRechnung umgesetzt und nutzt dabei zwei XML-Syntaxen: UBL (Universal Business Language) und CII (Cross Industry Invoice). Beide Syntaxen sind rechtlich gültig und stellen dieselben Rechnungsdaten in leicht unterschiedlichen XML-Formaten dar.
Die rechtliche Grundlage für XRechnung
Die Pflicht zur Nutzung von XRechnung in Deutschland stützt sich auf folgende rechtliche Grundlagen:
- EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen, die EU-Mitgliedstaaten verpflichtet, strukturierte elektronische Rechnungen zu akzeptieren.
- Die deutsche E-Rechnungsverordnung (ERechV), die am 27. November 2019 in Kraft trat und die elektronische Rechnungsstellung für Bundeslieferanten vorschreibt.
- Landesverordnungen, die diese Pflicht auf Landes- und Kommunalbehörden ausweiten.
- Ab 2025: erweiterte B2B-Anforderungen im Rahmen des deutschen Wachstumschancengesetzes.
Wer muss XRechnung verwenden?
Die Pflicht zur Nutzung von XRechnung gilt derzeit in folgenden Fällen:
- B2G (Business to Government): Jeder Lieferant, der eine deutsche Bundesbehörde über 1.000 € fakturiert, muss Rechnungen über XRechnung per ZRE (für den Bund) oder OZG-RE (für die Länder) einreichen.
- Länder und Kommunen: Die einzelnen Bundesländer haben eigene E-Rechnungspflichten erlassen, von denen die meisten XRechnung fordern oder als konformes Format akzeptieren.
- B2B (Business to Business): Ab dem 1. Januar 2025 schreibt Deutschland vor, dass alle inländischen B2B-Transaktionen ein strukturiertes elektronisches Rechnungsformat verwenden müssen. XRechnung ist das primäre konforme Format für diese Anforderung.
Die Struktur einer XRechnung-Datei
Eine XRechnung-Datei ist ein XML-Dokument, das in einer strengen Hierarchie aus Geschäftsbegriffen (BTs) und Geschäftsgruppen (BGs) gemäß EN 16931 aufgebaut ist. Die wichtigsten Abschnitte sind:
- Prozess- und Rechnungskennzeichen (BT-1 bis BT-7): Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum und Währung.
- Verkäuferinformationen (BG-4): Name, Adresse, Kontaktdaten und Steuernummern des Verkäufers.
- Käuferinformationen (BG-7): Käuferidentifikation einschließlich der Pflicht-Leitweg-ID für öffentliche Aufträge.
- Lieferinformationen (BG-13): Optionale Lieferadresse und -datum.
- Zahlungsbedingungen (BG-16): Zahlungsmittel, IBAN, BIC und Fälligkeitsdatum.
- Steuerinformationen (BG-23): Umsatzsteuerkategorie, Steuersatz, Steuerbasis und berechneter Steuerbetrag.
- Rechnungspositionen (BG-25): Einzelne Rechnungszeilen mit Menge, Stückpreis, Beschreibung und Nettobetrag.
- Dokumentgesamtbeträge (BG-22): Summe der Zeilenbeträge, Gesamtsteuerbetrag und fälliger Betrag.
UBL vs. CII: Welche Syntax sollten Sie verwenden?
XRechnung unterstützt zwei XML-Syntaxen: UBL (OASIS Universal Business Language) und CII (UN/CEFACT Cross Industry Invoice). Beide Syntaxen tragen denselben semantischen Inhalt – sie sind lediglich unterschiedliche XML-Darstellungen desselben EN-16931-Rechnungsmodells.
UBL ist die am häufigsten verwendete Syntax im deutschen öffentlichen Beschaffungswesen und das Standardformat für die meisten XRechnung-Tools und das ZRE-Einreichungsportal. CII ist die Syntax, die von ZUGFeRD (dem hybriden PDF/XML-Format für B2B-Rechnungen) verwendet wird. Sofern Ihre Software nicht explizit CII erzeugt, ist UBL die sichere Wahl für B2G-Einreichungen.
Die Leitweg-ID: Unverzichtbar für B2G-Rechnungen
Jede XRechnung, die an eine deutsche Behörde geschickt wird, muss die Leitweg-ID im Geschäftsbegriff BT-10 enthalten. Diese Kennung teilt der Rechnungsrouting-Infrastruktur mit, welche Abteilung, Kostenstelle oder welches Bearbeitungssystem die Rechnung erhalten und verarbeiten soll. Ohne eine gültige Leitweg-ID wird eine XRechnung von der KOSIT-Validierung abgelehnt.
Die Leitweg-ID wird von der empfangenden Behörde vergeben und folgt in der Regel dem Format: [Bereichscode]-[Einrichtungscode]-[Prüfziffer], zum Beispiel "04011000-1234512345-06". Holen Sie sich stets die korrekte Leitweg-ID von Ihrer Auftraggeberbehörde, bevor Sie eine Rechnung einreichen.
So validieren Sie eine XRechnung
KOSIT stellt offizielle Validierungsregeln für XRechnung bereit. Eine gültige XRechnung muss folgende Prüfungen bestehen:
- XML-Wohlgeformtheitsprüfung: Das Dokument muss syntaktisch gültiges XML sein.
- Schema-Validierung: Das Dokument muss dem UBL- oder CII-Schema entsprechen.
- Schematron-Validierung: Die von KOSIT definierten Geschäftsregeln (BR-DE-1 bis BR-DE-*) müssen erfüllt sein.
- EN-16931-Kernvalidierung: Auch die europäischen Kerninvoice-Modellregeln müssen eingehalten werden.
Unser XRechnung-Viewer führt alle diese Validierungsprüfungen in Ihrem Browser durch und liefert detaillierte Fehlermeldungen mit Korrekturhinweisen für jede fehlgeschlagene Regel.
XRechnung-Rechnungen einreichen
Bundesrechnungen werden über die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) unter xrechnung.bund.de eingereicht. Landesrechnungen können das OZG-RE oder länderspezifische Portale nutzen. Die meisten modernen Buchhaltungsprogramme (DATEV, SAP, Lexware, Sage) können XRechnung direkt erzeugen und einreichen. Falls Ihre Software XRechnung nicht unterstützt, ermöglicht unser Generator-Tool die Erstellung konformer Rechnungen direkt im Browser.
Häufige Fehler beim Erstellen von XRechnungen
- Fehlende Leitweg-ID (BT-10) – für alle B2G-Rechnungen erforderlich.
- Fehlende Umsatzsteuer-ID des Verkäufers (BT-31) – auch für nicht-umsatzsteuerpflichtige Unternehmen erforderlich (verwenden Sie stattdessen einen speziellen Steuerbefreiungscode).
- Falsche Umsatzsteuerberechnung – der berechnete Steuerbetrag muss genau der Steuerbasis × Steuersatz entsprechen.
- Summenabweichung – die Summe der Nettopositionen muss dem Gesamtnettobetrag des Dokuments (BT-106) entsprechen.
- Falsche Währungscodes – verwenden Sie dreistellige ISO-4217-Codes (EUR, nicht €).
- Fehlende Pflicht-Kontaktdaten (BT-41, BT-42, BT-43).
Häufig gestellte Fragen
Ist XRechnung dasselbe wie eine E-Rechnung?
Nicht ganz. E-Rechnung ist ein Oberbegriff für alle digital übermittelten Rechnungen, einschließlich per E-Mail versendeter PDFs. XRechnung bezeichnet speziell eine strukturierte XML-Rechnung, die dem EN-16931-Standard entspricht. Ein PDF ist keine XRechnung.
Kann ich XRechnung auch an Privatunternehmen senden?
Ja. Obwohl XRechnung für B2G verpflichtend ist, gilt es auch für B2B. Ab 2025 erfordert die deutsche B2B-Rechnungsstellung strukturierte elektronische Formate – XRechnung ist die primäre konforme Option für inländische B2B-Transaktionen.
Welche Software kann XRechnung erstellen?
DATEV, SAP, Lexware, Sage und viele Cloud-Buchhaltungstools unterstützen die XRechnung-Erstellung. Für Kleinunternehmer und Freiberufler erstellt unser kostenloser XRechnung-Generator konforme UBL-XML-Dateien direkt im Browser – ohne Softwareinstallation.
Werden XRechnungen auf Ihren Servern gespeichert?
Nein. Unser XRechnung-Viewer und -Generator verarbeiten alle Rechnungsdaten clientseitig in Ihrem Browser. Ihre Rechnungsinhalte werden niemals an unsere Server übertragen, es sei denn, Sie nutzen explizit die GoBD-Vault-Funktion.