Wenn Ihr Unternehmen mit der deutschen elektronischen Rechnungsstellung zu tun hat, begegnen Ihnen zwei Namen immer wieder: XRechnung und ZUGFeRD. Beide entsprechen dem EU-Standard EN 16931 und werden in Deutschland weitgehend akzeptiert – doch sie funktionieren grundlegend verschieden, dienen verschiedenen Hauptanwendungsfällen und stellen unterschiedliche Kompatibilitätsanforderungen. Die Wahl des falschen Formats kann zu abgelehnten Rechnungen oder unnötiger Workflow-Komplexität führen.
Was ist XRechnung?
XRechnung ist eine reine XML-Datei – ohne visuelle Komponente. Sie enthält alle Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format auf Basis der UBL- oder CII-XML-Syntax. Da keine visuelle Darstellung vorhanden ist, ist XRechnung für die vollautomatische Softwareverarbeitung konzipiert. Es ist Deutschlands offizielles Format für B2G-Rechnungen (Business to Government).
Was ist ZUGFeRD?
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format: ein PDF/A-3-Dokument, das eine CII-XML-Rechnung als Dateianhang einbettet. Das Ergebnis ist ein Dokument, das Menschen als normale PDF-Rechnung lesen können, während Software die eingebetteten XML-Daten automatisch extrahieren und verarbeiten kann. ZUGFeRD wird vom FeRD-Konsortium gepflegt und ist im B2B-Rechnungsbereich weit verbreitet.
Die wichtigsten Unterschiede im Überblick
- Format: XRechnung ist reines XML. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML.
- Lesbarkeit: XRechnung erfordert Software zum Lesen. ZUGFeRD kann von jedem mit einem PDF-Viewer geöffnet und gelesen werden.
- Hauptanwendung: XRechnung ist der Standard für deutsche B2G-Rechnungen. ZUGFeRD dominiert im B2B-Bereich.
- XML-Syntax: XRechnung unterstützt UBL und CII. ZUGFeRD verwendet ausschließlich CII.
- Profile: ZUGFeRD bietet mehrere Profile (MINIMUM, BASIC-WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED, XRECHNUNG). Das XRECHNUNG-Profil macht eine ZUGFeRD-Datei auch XRechnung-konform.
- Tool-Unterstützung: XRechnung hat eine dedizierte Validierung über KOSIT. Die ZUGFeRD-Validierung prüft auch die PDF/A-3-Struktur.
- Übermittlung: XRechnung wird über ZRE/OZG-RE-Portale eingereicht. ZUGFeRD wird typischerweise per E-Mail oder über Lieferantenportale versandt.
ZUGFeRD-Profile erklärt
ZUGFeRD Version 2.x bietet mehrere Konformitätsprofile mit jeweils unterschiedlichem Umfang an Pflichtdaten:
- MINIMUM: Mindestdaten für automatisierte Verarbeitung. Keine Positionen. Geeignet für Buchhaltungssysteme, die nur Gesamtbeträge benötigen.
- BASIC-WL: Ergänzt Positionsdaten (Zeilen) ohne vollständige Aufschlüsselung.
- BASIC: Vollständige Rechnungspositionen mit Steueraufschlüsselung.
- EN 16931: Vollständige EN-16931-Konformität. Semantisch äquivalent zu XRechnung.
- EXTENDED: Erlaubt zusätzliche Datenfelder über EN 16931 hinaus für komplexe Geschäftsszenarien.
- XRECHNUNG: Eine ZUGFeRD-Datei, die auch vollständig der deutschen XRechnung-Spezifikation entspricht. Das Beste aus beiden Welten.
Wann sollten Sie XRechnung verwenden?
- Bei der Rechnungsstellung an deutsche Bundes-, Landes- oder Kommunalbehörden.
- Wenn das empfangende System ausdrücklich eine reine XML-Rechnung verlangt.
- Wenn Sie Software verwenden, die nativ UBL-XML erzeugt.
- Für B2B-Rechnungen, bei denen der Empfänger über ein vollautomatisches Kreditorensystem verfügt.
Wann sollten Sie ZUGFeRD verwenden?
- Für B2B-Rechnungen, bei denen Sie oder Ihr Kunde noch eine menschenlesbare Version benötigen.
- Wenn das System Ihres Kunden möglicherweise keine reine XML-Verarbeitung unterstützt.
- Wenn Sie eine Datei haben möchten, die sowohl menschliche als auch maschinelle Empfänger bedient.
- Für internationale B2B-Transaktionen, bei denen XRechnung nicht der nationale Standard ist.
- Bei der Archivierung von Rechnungen – ZUGFeRD PDF/A-3 ist in sich geschlossen und revisionssicher.
Kann ich ZUGFeRD für B2G-Rechnungen verwenden?
Nur wenn die ZUGFeRD-Datei das XRECHNUNG-Profil verwendet, das alle XRechnung-Geschäftsregeln erfüllt. In diesem Fall ist die Datei sowohl ein gültiges PDF als auch eine gültige XRechnung. Die ZRE (Bundesportal) akzeptiert jedoch reine XML-XRechnung-Dateien; klären Sie mit Ihrer spezifischen Auftraggeberbehörde, ob sie das ZUGFeRD-XRECHNUNG-Profil akzeptiert.
Praktische Empfehlung
Für die meisten deutschen Unternehmen lautet die praktische Empfehlung: Verwenden Sie XRechnung für Behördenkunden und ZUGFeRD EN 16931 oder XRECHNUNG-Profil für Geschäftskunden. Wenn Ihre Buchhaltungssoftware es unterstützt, erzeugen Sie das ZUGFeRD-XRECHNUNG-Profil für alle Rechnungen – es erfüllt beide Anforderungen in einer einzigen Datei und bleibt dabei als PDF lesbar.
Häufig gestellte Fragen
Ist ZUGFeRD 2.x dasselbe wie Factur-X?
Ja. ZUGFeRD 2.x und Factur-X (der französische Standard) verwenden dieselbe technische Spezifikation und sind interoperabel. Eine ZUGFeRD-2.x-Datei ist eine gültige Factur-X-Datei und umgekehrt.
Kann unser XRechnung-Viewer ZUGFeRD-Dateien öffnen?
Unser Viewer verarbeitet die XML-Komponente von Rechnungsdateien. Bei ZUGFeRD müssen Sie zunächst das eingebettete XML aus dem PDF extrahieren (über das Anhang-Panel Ihres PDF-Readers) und dann das XML in unserem Viewer einreichen. Die native ZUGFeRD-PDF-Verarbeitung steht auf unserer Entwicklungs-Roadmap.
Welches Format unterstützt DATEV?
DATEV unterstützt sowohl XRechnung (UBL und CII) als auch ZUGFeRD für Import und Export. DATEV Unternehmen online und DATEV Rechnungswesen können beide Formate empfangen, verarbeiten und erzeugen.