Die Leitweg-ID ist der häufigste Stolperstein bei XRechnung-Einreichungen an Behörden. Fehlt sie, schlägt die KOSIT-Validierung mit dem kritischen Fehler BR-DE-2 fehl – und die Rechnung wird vom Portal abgelehnt, noch bevor ein Mensch sie je gesehen hat. Diese Anleitung erklärt, was die Leitweg-ID ist, wo Sie sie finden, wie Sie sie prüfen und wie Sie typische Fehler vermeiden.
Was ist die Leitweg-ID und warum ist sie Pflicht?
Die Leitweg-ID (Routing-Identifikator, englisch Buyer Reference) ist eine eindeutige numerische Kennung, die jeder deutschen Behörde oder Kostenstelle für die Rechnungsverarbeitung zugewiesen ist. Sie ersetzt bei XRechnung die früher übliche manuelle Weiterleitung von Papierrechnungen: Das elektronische Rechnungseingangs-System liest die Leitweg-ID aus dem Feld BT-10 und leitet die Rechnung automatisch an die zuständige Sachbearbeiterin oder Buchhaltungseinheit weiter.
Die CIUS-DE-Geschäftsregel BR-DE-2 macht BT-10 zum Pflichtfeld für alle XRechnungen an deutsche Behörden. Für B2B-Rechnungen zwischen Privatunternehmen ist BT-10 optional – es kann dort für andere Käuferreferenzen (Bestellnummer, Projektnummer) genutzt werden.
Das Format der Leitweg-ID
Eine Leitweg-ID besteht aus drei durch Bindestriche getrennten Segmenten. Beispiel: 04011000-1234512345-06
- Segment 1 – Bereichscode: Zwei- bis achtstelliger numerischer Code, der das Bundesland oder den Verwaltungsbereich identifiziert. 0 = Bundesebene, 01 = Schleswig-Holstein, 02 = Hamburg, 03 = Niedersachsen, 04 = Bremen, 05 = Nordrhein-Westfalen, 06 = Hessen, 07 = Rheinland-Pfalz, 08 = Baden-Württemberg, 09 = Bayern, 10 = Saarland, 11 = Berlin, 12 = Brandenburg, 13 = Mecklenburg-Vorpommern, 14 = Sachsen, 15 = Sachsen-Anhalt, 16 = Thüringen.
- Segment 2 – Einrichtungscode: Numerischer Code, der die spezifische Behörde oder Abteilung innerhalb des Bereichs identifiziert. Länge variiert je nach Behörde.
- Segment 3 – Prüfziffer: Zweistellige Prüfziffer, die nach einem definierten Algorithmus aus den vorhergehenden Segmenten berechnet wird.
Schritt 1: Leitweg-ID aus dem Vertrag oder Bestellschein entnehmen
Der einfachste Weg: Sehen Sie in Ihrem Vertrag, Rahmenvertrag, Dienstleistungsvertrag oder Bestellschein mit der Behörde nach. Deutsche Behörden sind verpflichtet, die Leitweg-ID in Beschaffungsunterlagen anzugeben. Sie finden sie in der Regel unter Bezeichnungen wie Leitweg-ID, Rechnungsadressate, Routing-ID oder Buyer Reference.
Schritt 2: Leitweg-ID auf der Website der Behörde suchen
Viele Bundesministerien, Landesbehörden und Kommunen veröffentlichen ihre Leitweg-IDs auf ihren offiziellen Websites. Suchen Sie auf der Website der Behörde nach Begriffen wie E-Rechnung, Leitweg-ID oder elektronische Rechnungsstellung. Die gesuchte Information findet sich häufig im Bereich Beschaffung, Einkauf oder Für Lieferanten.
Schritt 3: Das Leitweg-ID-Verzeichnis nutzen
Das zentrale Verzeichnis der Leitweg-IDs ist unter leitweg-id.de erreichbar. Dort können Sie nach Behördenname, Ort oder Bundesland suchen. Das Verzeichnis wird von der FIFO GmbH (Forschungsinstitut für Innovation und Organisation) betrieben und enthält die Leitweg-IDs der meisten Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden.
Schritt 4: Direkten Kontakt zur Behörde aufnehmen
Wenn Sie die Leitweg-ID nicht selbst finden, wenden Sie sich an die Behörde. Sprechen Sie nicht die Projektabteilung an, sondern direkt die Buchhaltung oder Rechnungseingangsstelle (Rechnungswesen, Kreditoren, Finanzabteilung). Formulieren Sie Ihre Anfrage klar: Sie benötigen die Leitweg-ID (BT-10 / Käuferreferenz) für die Erstellung einer XRechnung.
Schritt 5: Die Leitweg-ID auf Korrektheit prüfen
Sobald Sie eine Leitweg-ID haben, prüfen Sie sie auf formale Korrektheit. Eine valide Leitweg-ID muss folgende Bedingungen erfüllen:
- Format: Drei durch Bindestriche getrennte Segmente, z. B. XX-XXXXXXXXXX-XX.
- Nur Ziffern in jedem Segment – keine Buchstaben, keine Sonderzeichen.
- Prüfziffer: Das dritte Segment ist eine zweistellige Prüfziffer. Unser Leitweg-ID-Prüftool auf docutools.pro/tools/leitweg berechnet und verifiziert diese automatisch.
- Keine führenden Leerzeichen, keine abschließenden Leerzeichen – die Leitweg-ID muss exakt so im BT-10-Feld stehen, wie angegeben.
Schritt 6: Leitweg-ID in der XRechnung eintragen
Tragen Sie die Leitweg-ID im Feld BT-10 (Käuferreferenz) ein. In UBL-Syntax sieht das so aus: <cbc:BuyerReference>04011000-1234512345-06</cbc:BuyerReference>. In CII-Syntax: <ram:BuyerReference>04011000-1234512345-06</ram:BuyerReference>. Stellen Sie sicher, dass kein Leerzeichen vor oder nach der Leitweg-ID steht.
Die häufigsten Leitweg-ID-Fehler
- Leitweg-ID komplett vergessen (BR-DE-2): Das häufigste Problem. Lösung: Immer prüfen, ob BT-10 befüllt ist.
- Falsch abgeschrieben: Ein Zifferndreher oder ein vergessener Bindestrich führt zur Ablehnung durch Prüfziffervalidierung.
- Veraltete Leitweg-ID: Behörden können Leitweg-IDs bei Umstrukturierungen ändern. Überprüfen Sie die ID bei jedem neuen Auftrag.
- Falsche Abteilungs-ID: Große Ministerien haben oft mehrere Leitweg-IDs für verschiedene Fachbereiche. Nutzen Sie die ID, die für Ihr Projekt gilt.
- Leitweg-ID im falschen Feld: BT-10 (Käuferreferenz) ist nicht dasselbe wie BT-46 (Käuferkennung) oder BT-13 (Bestellreferenz).
- Bestellnummer statt Leitweg-ID in BT-10: Bestellnummern gehören in BT-13 (Bestellreferenz), nicht in BT-10.
Bundesbehörden und die ZRE
Alle Bundesministerien und nachgeordneten Bundesbehörden verwenden die ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) unter xrechnung.bund.de. Bundesbehörden haben Leitweg-IDs, die stets mit 0- beginnen. Das Leitweg-ID-Verzeichnis des Bundes ist unter xeinkauf.bund.de einsehbar. Die ZRE akzeptiert auch De-Mail-Einreichungen – in diesem Fall ist die Leitweg-ID ebenfalls im BT-10-Feld der XML-Datei einzutragen.
Bewahren Sie eine Liste der Leitweg-IDs aller Ihrer Behördenkunden auf und prüfen Sie sie einmal im Quartal. So vermeiden Sie abgelehnte Rechnungen durch veraltete IDs. Unser XRechnung-Viewer zeigt Ihnen im Validierungsergebnis, ob BT-10 korrekt befüllt ist.