E-Rechnung für Handwerksbetriebe: Alles, was Sie 2025 wissen müssen

Handwerksbetriebe – ob Elektriker, Sanitärinstallateur, Zimmerei, Maler oder Kfz-Werkstatt – arbeiten mit einer Rechnungsstruktur, die sich in wichtigen Punkten vom klassischen Dienstleistungsunternehmen unterscheidet: Abschlagsrechnungen, Teilleistungsrechnungen, Schlussrechnungen, Regierechnungen, Nachtragsrechnungen. All das muss im neuen E-Rechnungsformat abgebildet werden. Dieser Leitfaden erklärt, was das für Ihren Handwerksbetrieb konkret bedeutet.

Warum Handwerksbetriebe besonders betroffen sind

Handwerksbetriebe stellen häufig an gewerbliche Kunden (andere Unternehmen, Wohnungsbaugesellschaften, Kommunen, Industriebetriebe) Rechnungen. Das bedeutet: Sie sind von der B2B-E-Rechnungspflicht direkt betroffen – sowohl als Rechnungssteller als auch als Rechnungsempfänger (bei Materiallieferanten, Subunternehmern). Die Komplexität steigt, weil Handwerksrechnungen Besonderheiten aufweisen, die in der Standard-Buchhaltungssoftware nicht immer optimal abgebildet sind.

Die Fristen für Handwerksbetriebe

• 1. Januar 2025: Empfangspflicht. Ihr Betrieb muss E-Rechnungen von Materiallieferanten, Subunternehmern und anderen Geschäftspartnern empfangen können.
• 1. Januar 2027: Sendepflicht für Betriebe mit Jahresumsatz über 800.000 € (Umsatz des Vorjahres). Viele mittelgroße Handwerksbetriebe (Zimmereien, Heizungsbauunternehmen, Elektroinstallationsbetriebe) überschreiten diese Schwelle.
• 1. Januar 2028: Sendepflicht für alle übrigen Betriebe, also auch Kleinbetriebe und Handwerker unter 800.000 € Umsatz.

Abschlagsrechnungen in XRechnung

Abschlagsrechnungen (Vorauszahlungsrechnungen) sind in der Baubranche und im Handwerk gang und gäbe. In XRechnung werden sie als eigenständige Rechnungen mit Rechnungstyp-Code 380 (Standardrechnung) ausgestellt. Es gibt keinen separaten XRechnung-Typ für Abschlagsrechnungen – stattdessen wird im Beschreibungsfeld oder im Rechnungspositionstitel deutlich gemacht, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt (z. B. Position: 1. Abschlag gemäß Vertrag vom 2025-03-01).

Schlussrechnungen nach VOB/B und BGB

Die Schlussrechnung ist die wichtigste Rechnung im Handwerk. Bei VOB/B-Verträgen wird die Schlussrechnung nach Abnahme der Bauleistung gestellt. In XRechnung wird die Schlussrechnung ebenfalls als Rechnungstyp 380 ausgestellt. Um auf bereits geleistete Abschlagszahlungen hinzuweisen, werden diese als Vorauszahlungen auf Dokumentebene angegeben: In UBL gibt es dafür das Element PrepaidAmount (BT-113), das den bereits bezahlten Betrag ausweist; der fällige Restbetrag erscheint in BT-115.

Nachtragsrechnungen

Nachtragsforderungen – für Leistungen, die über den ursprünglichen Auftrag hinausgehen – werden in XRechnung als eigenständige Rechnung mit Verweis auf den Ursprungsauftrag ausgestellt. Verwenden Sie BT-10 (Käuferreferenz) für die Auftragsnummer und BT-13 (Bestellreferenz) für die Bestellnummer. Geben Sie in der Positionsbeschreibung klar an, dass es sich um Nachtragsleistungen handelt.

Gutschriften und Stornierungen

Für Gutschriften (z. B. bei Mängelbeseitigung, Preisnachlass wegen Qualitätsmängeln) wird in XRechnung der Rechnungstyp-Code 384 verwendet. Die Gutschrift enthält im Feld BT-25 (Referenz auf eine vorangegangene Rechnung) die Rechnungsnummer der Originalrechnung. Positive Beträge in der Gutschrift entsprechen dem Betrag, der dem Kunden erstattet wird.

Rechnungen für Bauleistungen: Besondere Umsatzsteuerregelungen

Im Baugewerbe gilt häufig das Reverse-Charge-Verfahren (Steuerschuldumkehr gemäß § 13b UStG): Wenn ein Bauunternehmer Leistungen an einen anderen Bauunternehmer erbringt, schuldet der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer – der Rechnungssteller weist keine Steuer aus. In XRechnung wird dies mit Steuerkategorie AE (Reverse Charge), Steuersatz 0 und BT-120 (Steuerbefreiungsgrund: Paragraph 13b UStG) dargestellt.

Softwareempfehlungen für Handwerksbetriebe

• DATEV Unternehmen online: Weit verbreitete Lösung, unterstützt XRechnung und ZUGFeRD. Ideal für Betriebe mit DATEV-Steuerberater.
• Lexware Handwerk: Branchensoftware mit integrierter Rechnungsstellung, Aufmaßerstellung und bald XRechnung-Export.
• Tarifold / Streit / BAUSOFTWARE: Handwerksspezifische ERP-Systeme mit Schwerpunkt Baugewerbe.
• Sevdesk / Fastbill: Einfachere Cloud-Lösungen mit ZUGFeRD-Unterstützung für kleinere Betriebe.

Rechnungen an private Auftraggeber: Keine E-Rechnungspflicht

Handwerksbetriebe stellen oft auch Rechnungen an Privatpersonen (Endkunden) – etwa für Renovierungsarbeiten. Diese B2C-Rechnungen (Business to Consumer) fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht. Privatpersonen erhalten weiterhin PDF- oder Papierrechnungen. Die E-Rechnungspflicht gilt ausschließlich für B2B-Rechnungen (Leistungsempfänger ist ein Unternehmen oder Selbstständiger).

GoBD im Handwerk: Was bedeutet das konkret?

Handwerksbetriebe müssen alle steuerrelevanten Dokumente 10 Jahre aufbewahren – E-Rechnungen im Originalformat, also als XML-Datei (XRechnung) oder als PDF/A-3 mit eingebettetem XML (ZUGFeRD). Es ist nicht ausreichend, die Rechnung auszudrucken und in einem Ordner abzuheften. Digitale Belege müssen unveränderlich gespeichert werden.

Häufige Fragen von Handwerksbetrieben

Muss ich auch E-Rechnungen von meinen Lieferanten akzeptieren?

Ja, ab dem 1. Januar 2025. Wenn Ihr Baustoffhändler, Ihr Großhändler oder Ihr Subunternehmer XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien sendet, sind Sie verpflichtet, diese zu empfangen und zu verarbeiten. In der Praxis bedeutet das: Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr Steuerberater muss in der Lage sein, diese Dateien zu importieren.

Gilt die Pflicht auch für Kleinbetragsrechnungen?

Nein. Rechnungen unter 250 € (Kleinbetragsrechnungen gemäß § 33 UStDV) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Viele Handwerksmateriallieferungen und Teilleistungen liegen über dieser Grenze – aber Kleinstzahlungen wie Verbrauchsmaterial-Nachbestellungen können weiterhin als vereinfachte Rechnung behandelt werden.