E-Rechnung Umstellung — Projektcheckliste
Sechsphasige Projektcheckliste für die Umstellung auf E-Rechnungen: von der Bestandsaufnahme über Format-Entscheidung und technische Umsetzung bis zu Mitarbeiterschulung und Qualitätssicherung.
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Format: TXT · Größe: ~7 KB · Aktualisiert: 2025-05-21
Über diese Ressource
Seit dem 1. Januar 2025 sind deutsche Unternehmen verpflichtet, strukturierte E-Rechnungen empfangen zu können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle inländischen B2B-Umsätze als strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden. Damit stehen insbesondere kleine und mittlere Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Rechnungsprozesse in kurzer Zeit grundlegend umzustellen.
Diese Projektcheckliste führt Sie strukturiert durch alle sechs Phasen der Umstellung: Phase 1 umfasst die Bestandsaufnahme aller Rechnungsflüsse und die Bewertung bestehender Systeme. Phase 2 hilft bei der Format-Entscheidung zwischen XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X. Phase 3 deckt die technische Umsetzung ab — von der Softwareauswahl bis zum Testbetrieb. Phase 4 adressiert rechtliche und steuerliche Voraussetzungen. Phase 5 umfasst Mitarbeiterschulung und Lieferantenkommunikation. Phase 6 etabliert Qualitätssicherung für den Dauerbetrieb.
Die Checkliste enthält außerdem eine kompakte Übersicht aller relevanten Fristen (B2G-Pflichten seit 2020, B2B-Pflicht ab 2025/2027) sowie weiterführende Links zu den offiziellen Spezifikationen und Portalen (KoSIT, FeRD, ZRE, OZG-RE, Peppol).
So verwenden Sie diese Vorlage
Drucken Sie die Checkliste aus oder öffnen Sie sie digital. Bearbeiten Sie die Phasen sequenziell — Phase 1 sollte vor Phase 2 abgeschlossen sein usw. Involvieren Sie frühzeitig Ihren Steuerberater (Phase 4) und die IT-Abteilung (Phase 3). Halten Sie Entscheidungen und Verantwortlichkeiten schriftlich fest.
Diese Ressource dient ausschließlich Informationszwecken. Sie stellt keine Rechts-, Steuer- oder sonstige professionelle Beratung dar. Konsultieren Sie für Ihre konkrete Situation immer einen qualifizierten Steuerberater oder Rechtsanwalt.