======================================================================== E-RECHNUNG UMSTELLUNG — CHECKLISTE Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht (B2B) ab 2025/2027 Stand: 2025 | docutools.pro ======================================================================== Ab 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die grundsätzliche Pflicht, strukturierte E-Rechnungen empfangen zu können. Die Pflicht zum aktiven Versand gestaffelter E-Rechnungen tritt in Kraft: • ab 01.01.2027 für alle Unternehmen • ab 01.01.2025 für den Empfang (alle Unternehmen müssen annehmen können) • ab 01.01.2025 mit Übergangsregelung für Ausstellung bis Ende 2026 Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz 2024, § 14 UStG (neu) ------------------------------------------------------------------------ PHASE 1: BESTANDSAUFNAHME & ANALYSE (sofort starten) ------------------------------------------------------------------------ [ ] Alle Rechnungsflüsse inventarisieren: [ ] Ausgangsrechnungen — Wie viele pro Monat? An wen? [ ] Eingangsrechnungen — Wie viele pro Monat? Von wem? [ ] Bestehende Software und Buchhaltungssysteme prüfen: [ ] Welche ERP/Buchhaltungssoftware wird eingesetzt? [ ] Unterstützt diese bereits XRechnung oder ZUGFeRD? [ ] Update/Upgrade verfügbar oder nötig? [ ] Externe Dienstleister prüfen (Steuerberater, Buchhaltungsbüro): [ ] Können diese E-Rechnungen verarbeiten? [ ] B2B-Kunden identifizieren, an die Rechnungen ausgestellt werden [ ] B2G-Kunden (öffentliche Auftraggeber) identifizieren — hier gilt E-Rechnungspflicht bereits seit 2020/2021 ------------------------------------------------------------------------ PHASE 2: FORMAT-ENTSCHEIDUNG ------------------------------------------------------------------------ [ ] Geeignetes E-Rechnungsformat wählen: [ ] XRechnung (UBL 2.1 oder CII) — für B2G-Rechnungen Pflicht [ ] ZUGFeRD 2.x (enthält PDF + XML) — für B2B empfehlenswert [ ] Factur-X — europäische Bezeichnung für ZUGFeRD [ ] Konformitätsstufe bei ZUGFeRD prüfen: [ ] MINIMUM — nur Grunddaten, kein Vorsteuerabzug beim Empfänger [ ] BASIC WL — erweiterter Mindestdatensatz [ ] EN 16931 (COMFORT) — EN-16931-konform, Vorsteuerabzug möglich [ ] EXTENDED — über EN 16931 hinaus, für komplexe Anforderungen [ ] Peppol-Netzwerk prüfen (für internationale B2B-Rechnungen) ------------------------------------------------------------------------ PHASE 3: TECHNISCHE UMSETZUNG ------------------------------------------------------------------------ [ ] Softwarelösung evaluieren und auswählen: [ ] Update bestehender ERP-Software auf E-Rechnungs-fähige Version [ ] Add-on/Plugin für bestehendes System [ ] Spezialisierter E-Rechnungs-Dienstleister (SaaS) [ ] Manuelle Erstellung mit Validierung (nur für sehr wenige Rechnungen) [ ] E-Rechnungs-Ausgang einrichten: [ ] XRechnung/ZUGFeRD-Export aus Software testen [ ] Validierung der erzeugten XML-Dateien (KoSIT Validator) [ ] Übermittlungswege konfigurieren (ZRE, OZG-RE, E-Mail, Peppol) [ ] E-Rechnungs-Eingang einrichten: [ ] Automatischen Empfang von XRechnung/ZUGFeRD ermöglichen [ ] XML-Parsing in Buchhaltungssoftware integrieren [ ] Workflow für Rechnungsprüfung und Freigabe anpassen [ ] Testphase durchführen: [ ] Testrechnungen an Testsysteme senden [ ] Testrechnungen empfangen und verarbeiten [ ] Validierungsergebnisse prüfen ------------------------------------------------------------------------ PHASE 4: RECHTLICHE & STEUERLICHE VORBEREITUNG ------------------------------------------------------------------------ [ ] Verfahrensdokumentation (GoBD) aktualisieren: [ ] Neue IT-Systeme dokumentieren [ ] E-Rechnungs-Workflows dokumentieren [ ] Archivierungsverfahren dokumentieren [ ] Steuerberater informieren und einbinden [ ] Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen (DSGVO bei personenbezogenen Rechnungsdaten) [ ] Aufbewahrungspflichten für E-Rechnungen beachten: [ ] 10 Jahre Aufbewahrungspflicht (§ 147 AO) [ ] XML-Originalformat archivieren (nicht nur PDF) [ ] GoBD-konforme Archivierung sicherstellen ------------------------------------------------------------------------ PHASE 5: MITARBEITER & PROZESSE ------------------------------------------------------------------------ [ ] Mitarbeiter schulen: [ ] Buchhaltung: E-Rechnungen erstellen, versenden, empfangen [ ] IT: Systeme warten und aktuell halten [ ] Einkauf/Verkauf: Neue Prozesse verstehen [ ] Interne Prozesse anpassen: [ ] Rechnungseingang-Workflow überarbeiten [ ] Freigabeprozess für Eingangsrechnungen digitalisieren [ ] Lieferanten informieren: [ ] Elektronische Rechnungsadresse mitteilen [ ] E-Mail-Adresse oder Peppol-ID kommunizieren [ ] Bevorzugtes Format mitteilen (XRechnung, ZUGFeRD) [ ] Kunden informieren: [ ] Ankündigung des Wechsels zu E-Rechnungen [ ] Neues Format und Übermittlungsweg kommunizieren ------------------------------------------------------------------------ PHASE 6: QUALITÄTSSICHERUNG & LAUFENDER BETRIEB ------------------------------------------------------------------------ [ ] Regelmäßige Validierung der erzeugten E-Rechnungen [ ] Monitoring auf Übermittlungsfehler einrichten [ ] Eingangsrechnungen auf Vollständigkeit prüfen (alle Pflichtangaben vorhanden?) [ ] Fehlerhafte Eingangsrechnungen systematisch behandeln (Korrekturanforderung) [ ] Jährliche Überprüfung der Prozesse und Software-Updates ------------------------------------------------------------------------ FRISTEN IM ÜBERBLICK (STAND 2025) ------------------------------------------------------------------------ 01.01.2025: Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen (alle Unternehmen) 01.01.2025: Ausstellung erlaubt mit Übergangsfristen bis Ende 2026 01.01.2027: Pflicht zur Ausstellung für alle inländischen B2B-Umsätze (Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen ≤ 250 €, Fahrausweise) HINWEIS: Für B2G (öffentliche Auftraggeber) gilt XRechnung-Pflicht bereits seit 27.11.2020 (Bund), 2020–2022 (Länder/Kommunen). ------------------------------------------------------------------------ WEITERFÜHRENDE RESSOURCEN ------------------------------------------------------------------------ • KoSIT (XRechnung-Spezifikation): https://xeinkauf.de/xrechnung/ • FeRD (ZUGFeRD-Standard): https://www.ferd-net.de/ • BMF zu E-Rechnung: https://www.bundesfinanzministerium.de/ • E-Rechnung-Portal des Bundes: https://www.e-rechnung-bund.de/ • Validator (KoSIT): https://github.com/itplr-kosit/validator • Peppol-Verzeichnis: https://www.peppol-directory.eu/ ======================================================================== © 2025 docutools.pro — Kostenlos verwendbar. 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