Standard
ZUGFeRD
Definition
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine menschenlesbare PDF/A-3-Datei mit eingebetteten maschinenlesbaren XML-Daten kombiniert. Das Format wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gepflegt und existiert in mehreren Profilen (MINIMUM, BASIC, EN 16931, EXTENDED). Es ist technisch identisch mit dem europäischen Factur-X-Standard.
Hintergrund & Kontext
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Die Rechnung liegt als PDF/A-3-Datei vor (für Menschen lesbar) und enthält gleichzeitig eine eingebettete XML-Datei mit den strukturierten Rechnungsdaten (für Maschinen). Der Empfänger kann das Dokument also wie gewohnt am Bildschirm ansehen oder ausdrucken, während seine Software die XML-Daten automatisch verarbeitet. Seit ZUGFeRD 2.0 basiert das XML auf UN/CEFACT CII und ist mit dem französischen Factur-X identisch. ZUGFeRD definiert mehrere Profile mit zunehmendem Umfang: MINIMUM und BASIC WL (nicht EN-16931-konform, nur für interne Zwecke), BASIC, EN 16931 (volle Konformität) und EXTENDED. Für den Einsatz gegenüber öffentlichen Auftraggebern oder als rechtsgültige B2B-E-Rechnung ist mindestens das Profil EN 16931 erforderlich. Die eingebettete XML-Datei heißt standardmäßig `factur-x.xml` (früher `zugferd-invoice.xml`). ZUGFeRD wird vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) gepflegt.
In der Praxis — ein Beispiel
Ein Maschinenbauunternehmen versendet eine ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN 16931 per E-Mail an einen B2B-Kunden. Der Kunde sieht das gewohnte PDF-Layout; seine Rechnungseingangssoftware extrahiert jedoch automatisch die eingebettete `factur-x.xml`, liest Rechnungsnummer, Beträge und Steuersätze aus und verbucht die Rechnung ohne manuelle Erfassung. Weil das Profil EN 16931 verwendet wird, ist die Rechnung sowohl im B2B als auch — bei korrekter Leitweg-ID — gegenüber Behörden einsetzbar. Wichtig: Bei Abweichungen zwischen PDF-Bild und XML-Daten gilt rechtlich der strukturierte XML-Inhalt als führend.
Häufige Fehler
- •Profile MINIMUM und BASIC WL sind NICHT EN-16931-konform und damit weder als B2G- noch als gültige B2B-E-Rechnung nach Wachstumschancengesetz zulässig — sie dienen nur internen Zwecken.
- •PDF-Bild und XML-Daten müssen inhaltlich übereinstimmen; weichen Beträge ab, drohen steuerliche Beanstandungen, da das XML rechtlich führend ist.
- •Ein einfaches PDF/A-1 oder PDF/A-2 reicht nicht — nur PDF/A-3 erlaubt das Einbetten der XML-Datei, das ZUGFeRD voraussetzt.
Häufig gestellte Fragen
Ist ZUGFeRD eine gültige E-Rechnung im Sinne des Gesetzes?
Ja, sofern das Profil EN 16931 (oder EXTENDED) verwendet wird, gilt ZUGFeRD als strukturierte E-Rechnung nach EN 16931 und ist damit im B2B-Bereich ab 2025 zulässig. Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen nicht.
Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung an eine Behörde senden?
Grundsätzlich ja, wenn das EN-16931-Profil genutzt und eine gültige Leitweg-ID hinterlegt wird. Viele Behörden bevorzugen jedoch XRechnung (reines XML). Prüfen Sie die Vorgaben des konkreten Empfangsportals (ZRE/OZG-RE).
Worin unterscheidet sich ZUGFeRD von Factur-X?
Technisch nicht: Ab ZUGFeRD 2.0 sind beide identisch. Es handelt sich um denselben Standard, der in Deutschland als ZUGFeRD und in Frankreich als Factur-X vermarktet wird. Die eingebettete XML-Datei trägt in beiden Fällen den Namen factur-x.xml.
Was passiert bei einer Diskrepanz zwischen PDF und XML?
Maßgeblich ist der strukturierte XML-Inhalt. Buchhaltungs- und Prüfsysteme verarbeiten die XML-Daten; Abweichungen im PDF-Bild können zu Beanstandungen führen. Achten Sie darauf, dass Ihre Software beide Ebenen synchron erzeugt.