Steuer & Recht
Aufbewahrungspflicht
Definition
Die steuerliche Aufbewahrungspflicht verpflichtet Unternehmen, Rechnungen und andere steuerlich relevante Unterlagen für einen Zeitraum von 10 Jahren (§ 147 AO) aufzubewahren. Elektronische Rechnungen müssen in ihrer originären elektronischen Form archiviert werden — eine ausschließliche Aufbewahrung als Ausdruck ist nicht ausreichend. Die GoBD konkretisieren die technischen und organisatorischen Anforderungen für die revisionssichere Archivierung.
Auf Englisch lesen:Document Retention Obligation (EN)
Verwandte Begriffe
GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form)Die GoBD sind Verwaltungsanweisungen des Bundesfinanzministeriums zur revisionssicheren Archivierung und Aufbewahrung von steuerlich relevanten Unterlagen in elektronischer Form. Sie legen Anforderungen an Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Ordnung, Nachvollziehbarkeit und Maschinenverfügbarkeit fest. Elektronische Rechnungen müssen den GoBD-Anforderungen entsprechend aufbewahrt werden — d.h. in ihrem ursprünglichen elektronischen Format, nicht als Ausdruck.PDF/A-3PDF/A-3 ist eine ISO-Norm (ISO 19005-3) für die Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten, die im Gegensatz zu früheren Varianten (PDF/A-1, PDF/A-2) das Einbetten beliebiger Dateitypen als Anhang erlaubt. ZUGFeRD und Factur-X nutzen genau diese Eigenschaft, um die XML-Rechnungsdaten in die PDF-Datei einzubetten, sodass das Dokument gleichzeitig menschenlesbar und maschinell verarbeitbar ist.E-Rechnung (Elektronische Rechnung)Eine E-Rechnung im engeren Sinne ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Im deutschen Kontext, insbesondere nach dem Wachstumschancengesetz, bezeichnet E-Rechnung explizit strukturierte Formate (XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X, Peppol BIS), während reine PDF-Rechnungen nicht mehr als E-Rechnungen gelten. Hybridformate wie ZUGFeRD gelten als E-Rechnung, weil sie die XML-Strukturdaten enthalten.VorsteuerVorsteuer bezeichnet die Umsatzsteuer, die ein Unternehmen beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen zahlt und die es von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld gegenüber dem Finanzamt abziehen kann (Vorsteuerabzug). Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist eine ordnungsgemäße Rechnung (§ 14 UStG), wozu bei elektronischen Rechnungen die korrekte Einhaltung aller Pflichtfelder nach EN 16931 zählt.